Verksamhetsanalytiker

Helsingborgs stads stadsbyggnadsförvaltning söker en verksamhetsanalytiker som ska fördjupa en befintlig behovsanalys och ta fram ett konkret underlag inför en pilot för verifiering och uppföljning av entreprenörers arbete inom drift och underhåll.

Uppdraget ska utgå från verksamhetens behov och arbetssätt och ge förvaltningen förutsättningar att självständigt planera och genomföra piloten.

Bakgrund och nuläge

Avdelningen Drift och underhåll på Stadsbyggnadsförvaltningen har cirka 40 medarbetare och planerar och följer upp upphandlade drift- och underhållsinsatser i stadens offentliga miljö.

Förvaltningen har genomfört en övergripande verksamhetsanalys av nuvarande arbetssätt för beställning, verifiering och uppföljning av entreprenörers arbete.

Verksamhetsanalysen från mars 2026 pekar ut sju utvecklingsområden i tre steg. I färdplanens prioriteringsmatris ligger förstudien för verifiering högst på värdeaxeln, i nivå med Säker bas. Säker bas bör enligt strategin kunna genomföras med befintliga resurser. Verifiering är därför den första förstudien som kräver externt stöd.

Analysen visar bland annat följande:

Verifieringen är manuell och saknar en gemensam standard. Det försvårar bedömningen av om betalningen motsvarar beställt arbete.

Om och när entreprenören varit på plats kan endast kontrolleras genom manuella stickprov. Digitalt stöd som QR, NFC eller GPS saknas.

Återrapportering sker som fritext eller PDF via Teams, mejl eller Lime CRM. Tekniken väljs i praktiken av entreprenören.

Avtalen bygger på förtroende och lämnar utrymme för tolkning, exempelvis genom formuleringar som ”god kvalitet” och ”fackmannamässigt”. Strategin redovisar exempel på missbruk, såsom fel färg på lekplatsdetaljer och genvägar vid reparationer.

Många avtal är tecknade på lång tid, vilket begränsar hur snabbt kraven kan ändras.

Förmågan att återkoppla och begära vite är låg till obefintlig. I praktiken är besiktning på plats det enda underlaget.

Felanmälan i Lime CRM och verifiering är helt frikopplade från varandra.

Följden är tidskrävande administration, omfattande kontrollarbete med begränsad effekt och begränsade möjligheter att följa upp kvalitet, kostnad och avtal utifrån fakta.

Förvaltningen avser därför att förbereda en avgränsad pilot för att pröva nya arbetssätt och digitalt stöd. Inför detta behöver den befintliga behovsanalysen fördjupas och konkretiseras utifrån verksamhetens faktiska arbete i vardagen.

Syfte och mål

Syftet är att ta fram ett konkret, prioriterat och verksamhetsnära underlag som gör det möjligt för förvaltningen att självständigt planera och genomföra en pilot.

Underlaget ska visa hur förvaltningen kan strukturera, följa upp och återkoppla entreprenörers arbete enligt en gemensam standard.

Konsulten ska fördjupa förståelsen för:

• Vilka faktiska problem som behöver lösas.
• Vilka behov olika användare har i sitt dagliga arbete.
• Vilka arbetsmoment och informationsflöden som bör omfattas.
• Vilka verksamhetskrav som behöver ställas.
• Vad som bör verifieras i en kommande pilot.
• Analysen ska i första hand utgå från verksamhetens behov och arbetssätt, inte från en viss teknisk produkt eller lösning.

Uppdragets omfattning – fas 1

Fas 1 omfattar en fördjupad behovsanalys och avslutas med ett beslutsunderlag inför pilot. Upphandling av verktyg och genomförande av pilot ingår inte.

Följande ingår:

Behovsanalys ur kund-, verksamhets- och entreprenörsperspektiv, inklusive teknik, kompatibilitet och användarvänlighet. Fokus ligger på minskad administration, entreprenörsrelationen och automatisering.

Behovsbeskrivning per kontrollområde: vad entreprenören ska kontrolleras på, förvaltningens förmåga att hantera svaren samt kostnad och risk om området inte följs upp.

Beskrivning av de viktigaste situationerna och arbetsflödena som en pilot bör adressera.

Analys av förvaltningens förmåga att hantera nya arbetssätt, både under pilot och vid utrullning.

Framtagande av förslag till en gemensam verifieringsstandard.

Framtagande och prioritering av verksamhetskrav på digitalt stöd.

Förslag till pilotavgränsning, process, omfattning, deltagande roller, användningsfall och mätpunkter.

Presentation och överlämning av resultat så att arbetet kan tas vidare internt utan fortsatt beroende av konsulten.

Strategin pekar bland annat ut följande behov av digitalt stöd som ska beaktas i analysen:

Skalbarhet till hela kommunen.

Tidsstämpel och rondering med QR, NFC och/eller GPS.

Digitala checklistor.

Avvikelserapportering med foto.

Kontroll av att lagstadgade besiktningar görs i tid.

Molnbaserad lösning med stöd för mobil.

Integration med Lime CRM för automatisk ärendehantering.

Samlad översikt över entreprenörer, avtal och uppdragsbeskrivningar.

Tekniska beroenden och förutsättningar får identifieras, men uppdragets huvudsakliga fokus ska vara verksamhetens behov, arbetssätt och krav.

Arbetssätt

Konsulten ska arbeta tillsammans med den interna projektledaren genom hela uppdraget. Arbetet ska dokumenteras och överlämnas så att förvaltningen kan ta över och driva det vidare.

Leverabler och förväntat resultat – Fas 1

Behovsanalys
Behov per perspektiv och kontrollområde samt de viktigaste situationerna och arbetsflödena som en pilot bör adressera. Analysen ska ligga till grund för verifieringsstandard, verksamhetskrav och pilot.

Förslag till verifieringsstandard
Beskrivning av vad som ska kontrolleras, hur, av vem och hur ofta, inklusive checklistor. Standarden ska ge ett gemensamt arbetssätt i hela avdelningen.

Verksamhetskrav
Prioriterade krav från verksamheten på digitalt stöd. Kraven ska användas som underlag för kommande verktygsval.

Pilotförslag
Förslag till pilotens avgränsning, process, omfattning, deltagande roller, användningsfall och mätpunkter. Förslaget ska även omfatta entreprenörer, platser, mätetal för jämförelse med nuvarande process samt resursbehov. Underlaget ska ge den interna projektledaren förutsättningar att starta piloten.

Beslutsunderlag
Sammanfattning och rekommendation till styrgruppen och Utvecklingsrådet.

Fas 1 är klar när behoven är beskrivna ur kund-, verksamhets- och entreprenörsperspektiv, förslag till verifieringsstandard finns, verksamhetskraven är beskrivna och prioriterade samt piloten är planerad så att förvaltningen kan driva den med egen projektledare.

Fas 2 – option

Fas 2 omfattar framtagande av kravspecifikation samt marknads- och leverantörsanalys som underlag för kommande verktygsval och upphandling.

Följande leverabler ingår i optionen:

Kravspecifikation
Funktionella och tekniska krav, inklusive integration med Lime CRM. Kravspecifikationen ska användas som underlag för upphandling av verktyg.

Marknads- och leverantörsanalys
Beskrivning av alternativ med för- och nackdelar samt eventuella resultat från RFI. Analysen ska användas som underlag för val av lösning.

Marknadsanalysen ska samordnas med förstudien för proaktivt underhåll, eftersom verktygsmarknaden och behovet av Lime-integration överlappar.

Avgränsningar – ingår inte

Juridisk bedömning av vad förvaltningen kan kräva av entreprenörer inom befintliga och nya avtal samt underlag till avtalstillägg. Detta utförs av en separat konsult som Drift och underhåll tar in. Konsulten i detta uppdrag ska samordna sitt arbete med den juridiska konsulten.

ROI-kalkyl. Den tas fram när verktyg och kostnader är kända.

Upphandling av verktyg och genomförande av pilot. Dessa är efterföljande steg med intern projektledning.

Nyutveckling i Lime CRM. Den ska enligt beslut i förvaltningens ledningsgrupp gå via projektet Lime 2.0.

Organisatoriska förändringar. Dessa hanteras inom Säker bas och Startpoints översyn.

Proaktivt underhåll av utrustning. Detta hanteras i en separat förstudie, med samordning av marknadsanalysen i fas 2.

Omfattning och uppdragsperiod

Konsulten ska kunna starta senast den 1 december 2026 och ha kapacitet för cirka 230–290 timmar till och med april 2027.

Placering och distansarbete

Placering är Helsingborg. Konsulten ska vara på plats vid workshops, intervjuer och fältbesök. Analys och dokumentation kan genomföras på distans.

Resor, restid och övriga uppdragskostnader ska ingå i timpriset.

Säkerhet

Säkerhetsskyddsavtal: Nej.
Säkerhetsprövning krävs: Nej.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Ska-krav

CV på svenska ska bifogas för verifiering av krav och kompetensnivå.

Konsulten ska ha erfarenhet av:

• Verksamhetsanalys och behovsanalys.
• Processkartläggning.
• Kravarbete.
• Facilitering av workshops och intervjuer.
• Digitalisering av verksamhetsprocesser.
• Framtagande av underlag inför pilot, systemutveckling eller upphandling.
• Behärska svenska i tal och skrift.
• Kunna starta senast den 1 december 2026 och ha kapacitet för uppdragets omfattning och tidsperiod.
• Vara oberoende av leverantörer av verktyg för verifiering, uppföljning eller underhåll. Varken konsulten eller konsultens arbetsgivare får ha ägarintressen, återförsäljaravtal eller liknande samarbeten med sådana leverantörer.
• Kunna redovisa minst två referensuppdrag från de senaste fem åren som styrker ska-kraven.

Bör-krav

• Erfarenhet från kommunal verksamhet, drift och underhåll, entreprenad eller verksamhet med fältarbete.
• Kunskap om drift- och underhållsentreprenörer och uppföljning av entreprenadavtal.
• Dokumenterad erfarenhet av förstudier och kravställning för digitalt verksamhetsstöd i kommunal eller teknisk förvaltning.
• Erfarenhet av behovsanalys med kundresor och värdeströmmar.
• Erfarenhet av offentlig upphandling enligt LOU, inklusive RFI och kravspecifikation, relevant för fas 2.
• Förståelse för integration mot befintliga system, särskilt Lime CRM, och för stadens IT-arkitektur.

Offertens innehåll och kommersiella förutsättningar

Vid offerering ska följande lämnas:

• CV på svenska där det framgår hur konsulten uppfyller varje ska-krav och de meriterande kraven.
• Ifylld kompetensmatris i Word-format.
• Minst två referensuppdrag från de senaste fem åren som styrker ska-kraven, med kontaktuppgifter till referenter.
• Timpris i SEK exklusive moms. Resor, restid och övriga uppdragskostnader ska ingå i timpriset.
• Egen tidsuppskattning per steg och ett bindande takpris för fas 1.
• Tillgänglighet och tidigaste startdag.
• En skriftlig försäkran från både konsulten och underleverantören om oberoende av verktygsleverantörer enligt ska-kraven.
• Besked om konsulten kan åta sig fas 2, timpris för fas 2 samt uppgift om eventuell kompletterande specialistkompetens behövs.

Utvärdering

Steg 1 – Kontroll av ska-krav
Konsulter som inte uppfyller samtliga ska-krav går inte vidare.

Steg 2 – Bedömning inför intervju
Konsulter som uppfyller samtliga ska-krav bedöms utifrån meriterande krav, referenser och pris. Dessa delar ger sammanlagt högst 80 poäng.

Meriterande krav – högst 35 poäng
Bedöms utifrån CV och referensuppdrag. Poängen fördelas enligt följande:

Erfarenhet från kommunal verksamhet, drift och underhåll, entreprenad eller verksamhet med fältarbete: högst 10 poäng.

Kunskap om drift- och underhållsentreprenörer och uppföljning av entreprenadavtal: högst 8 poäng.

Förstudier och kravställning för digitalt verksamhetsstöd i kommunal eller teknisk förvaltning: högst 7 poäng.

Behovsanalys med kundresor och värdeströmmar: högst 4 poäng.

Offentlig upphandling enligt LOU, inklusive RFI och kravspecifikation, relevant för fas 2: högst 3 poäng.

Integration mot befintliga system, särskilt Lime CRM, och stadens IT-arkitektur: högst 3 poäng.

Referenser – högst 15 poäng
Bedömningen grundas på hur relevanta referensuppdragen är och vad referenterna säger.

Pris – högst 30 poäng
Bedömningen grundas på takpriset för fas 1. Lägsta takpris får 30 poäng. Övriga anbud får poäng enligt följande formel:

Poäng = (lägsta takpris / anbudets takpris) × 30.

Steg 3 – Intervju och tilldelning
De tre konsulter som har högst sammanlagd poäng för meriterande krav, referenser och pris bjuds in till intervju.

Intervjun ger högst 20 poäng. Bedömningen grundas på konsultens förståelse för uppdraget, föreslaget upplägg samt förmåga att leda workshops och lämna över arbetet.

Efter intervjun summeras poängen för samtliga delar. Högsta möjliga totalpoäng är 100 poäng, varav kvalitet ger högst 70 poäng och pris högst 30 poäng.

Den konsult som har högst totalpoäng erbjuds uppdraget.

Svarstid och kontakt

Svar önskas senast den 9 november 2026 kl. 12.00.

Samtliga frågor hänvisas till helsingborg@levigo.se.

Kompetensmatrisen finns för nedladdning efter att ni har klickat på ”Visa offertformulär”.

För offerering och kontakt, följ länken: Verksamhetsanalytiker.