Levigo söker interim administrativ chef till lärosäte i Stockholm. 

Konsulten ska ansvara för institutionens administrativa stödfunktion och fungera som strategiskt och operativt stöd till prefekt, ledningsgrupp och verksamhet. Uppdraget omfattar ledning av medarbetare inom HR, ekonomi, utbildning och administration samt ansvar för verksamhetsstyrning och samordning. 

Den administrativa chefen ingår i institutionens ledningsgrupp och arbetar nära prefekt i både strategiska och operativa frågor.

I uppdraget ingår att övergripande ansvara för ledning, samordning och utveckling av institutionens administrativa verksamhet samt att utgöra stöd till prefekt och ledningsgrupp i frågor avseende HR, ekonomi, verksamhetsstyrning och administration. 

Uppdraget omfattar övergripande personalrelaterade frågor, ekonomisk uppföljning och analys, verksamhetsutveckling, samverkan med interna och externa intressenter samt säkerställande av efterlevnad av tillämpliga lagar, regler och interna riktlinjer. 

Uppdraget ska utföras i nära samverkan med verksamhetens chefer och administrativa funktioner inom en offentlig och internationell akademisk miljö.

Konsulten ska kunna påbörja arbetet på plats tidigast 2026-08- 10 och senast 2026-08-17. Uppdraget omfattar 80 % -100 % av heltidstjänst fram t.o.m. 2027-06-01 med möjlighet till förlängning.

Önskad konsultprofil

Konsulten ska ha ett coachande förhållningssätt och motiveras av att se andra växa. Personliga egenskaper såsom att vara rak, tydlig, inlyssnande, empatisk och att tycka att det är roligt att parallellt driva olika frågor framåt är viktigt.

Eftersom mycket av arbetet sker i dialog med verksamhetens forskare och lärare är det viktigt att personen inger förtroende, är kommunikativ, flexibel och har hög integritet. I rollen kommer konsulten att ha många kontaktytor såväl inom som utanför organisationen. Därför är god samarbetsförmåga, förmåga att skapa ett positivt arbetsklimat och arbetsmiljö viktiga egenskaper.

Den administrativa funktionen utgör ett stöd till kärnverksamheten. Därför arbetar man både ”högt och lågt" och behöver tycka om att ha mycket att göra.

Viktiga egenskaper: tålamod, serviceinriktad, initiativrik, lösningsorienterad och en duktig organisatör. Konsulten behöver ha lätt för att prioritera och delegera och god förmåga att snabbt kunna skapa dig en helhetsbild

Eftersom nuvarande HR-chef kommer att gå på föräldraledighet krävs goda kunskaper inom HR. Konsulten kommer att ha två HR-partners och en inhyrd HR-chef till hjälp.

Ledning och styrning

• Konsulten ska kunna leda, samordna och följa upp den administrativa verksamheten inom institutionen.
• Konsulten ska kunna planera, prioritera och fördela arbete inom administrativ stödfunktion
• Konsulten ska kunna leda administrativ verksamhet genom både operativ och strategisk styrning.
• Konsulten ska kunna identifiera och genomföra utvecklings- och förbättringsåtgärder inom administrativ verksamhet
• Konsulten ska kunna kvalitetssäkra administrativa processer och rutiner
• Konsulten ska kunna säkerställa ändamålsenlig samordning mellan HR, ekonomi, forskningssamordning och övriga administrativa funktioner.
• Konsulten ska kunna upprätta, följa upp och rapportera verksamhetsrelaterade mål och aktiviteter.

HR och arbetsgivarfrågor

• Konsulten ska kunna hantera personalärenden inom offentlig verksamhet.
• Konsulten ska kunna stödja prefekt och chefer i arbetsrättsliga frågor
• Konsulten ska kunna genomföra och följa upp rekryteringsprocesser
• Konsulten ska kunna leda och samordna HR-relaterade frågor såsom rekrytering, personalutveckling, samverkan, förhandlingar och arbetsrätt.
• Konsulten ska kunna samverka med fackliga organisationer
• Konsulten ska kunna stödja verksamheten i frågor avseende kompetensförsörjning och organisationsutveckling.
• Konsulten ska kunna hantera frågor relaterade till arbetsmiljö och rehabilitering.

Ekonomi och verksamhetsuppföljning

• Konsulten ska kunna ansvara för budgetarbete, prognoser och ekonomisk uppföljning.
• Konsulten ska kunna analysera ekonomiska utfall och identifiera behov av åtgärder.
• Konsulten ska kunna ta fram beslutsunderlag och ekonomiska analyser till prefekt och ledningsgrupp.
• Konsulten ska kunna följa upp verksamhetens resursanvändning och ekonomiska mål
• Konsulten ska kunna säkerställa att ekonomiadministrativa rutiner följer gällande regelverk och interna riktlinjer.

Regelverk och offentlig verksamhet

• Konsulten ska kunna arbeta i verksamhet som omfattas av statliga regelverk och myndighetsstyrning
• Konsulten ska kunna säkerställa efterlevnad av lagar, interna styrdokument och riktlinjer.
• Konsulten ska kunna hantera frågor relaterade till offentlig förvaltning och myndighetsutövningens administrativa processer.
• Konsulten ska kunna tillämpa relevanta regelverk inom HR, arbetsrätt och offentlig verksamhetsstyrning.

Ledningsstöd och samverkan

• Konsulten ska kunna fungera som operativt och strategiskt stöd till prefekt och ledningsgrupp
• Konsulten ska kunna delta i och bidra till strategiskt ledningsarbete.
• Konsulten ska kunna samordna administrativa frågor mellan institution och universitetsförvaltning.
• Konsulten ska kunna samverka med interna och externa intressenter inom offentlig verksamhet.
• Konsulten ska kunna representera institutionen i administrativa och verksamhetsrelaterade frågor.

Förändringsledning och utvecklingsarbete

• Konsulten ska kunna leda och genomföra förändrings- och utvecklingsarbete inom administrativ verksamhet.
• Konsulten ska kunna identifiera effektiviseringsmöjligheter och genomföra förbättringsåtgärder.
• Konsulten ska kunna stödja verksamheten vid organisatoriska förändringar.
• Konsulten ska kunna implementera nya administrativa arbetssätt och rutiner.

Kommunikation och internationell miljö

• Konsulten ska kunna kommunicera professionellt på svenska och engelska i tal och skrift.
• Konsulten ska kunna ta fram skriftliga beslutsunderlag, rapporter och presentationsmaterial på svenska och engelska.
• Konsulten ska kunna arbeta i internationell forsknings- och utbildningsmiljö.

Kompetens och erfarenhet

• Offererad konsult ska ha minst fem (5) års dokumenterad erfarenhet av chefsroll med formellt personalansvar
• Offererad konsult ska självständigt kunna hantera HR-frågor på chefsnivå
• Offererad konsult ska ha erfarenhet av att leda administrativ verksamhet inom offentlig sektor.
• Offererad konsult ska ha minst fem (5) års erfarenhet av verksamhetsstyrning innefattande budget, uppföljning och ekonomisk analys.
• Offererad konsult ska ha minst fem (5) års erfarenhet av HR-relaterade arbetsuppgifter såsom arbetsrätt, samverkan, rekrytering och personalutveckling.
• Offererad konsult ska ha erfarenhet av arbete i ledningsgrupp
• Offererad konsult ska ha erfarenhet av verksamhet som omfattas av statligt regelverk
• Offererad konsult ska ha akademisk examen om minst 180 hp inom främst HR eller inom ekonomi eller administration (eller annat område som bedöms likvärdigt) i kombination med lång och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat HR-arbete.
• Konsulten ska ha mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i både tal och skrift. Språkkunskap ska minst omfatta:
  • Svenska: minst nivå C1 enligt CEFR
  • Engelska: minst nivå C2 enligt CEFR
• Offererad konsult ska under de senaste fem (5) åren ha genomfört minst ett (1) uppdrag i chefsroll inom kunskapsintensiv organisation med fler än 50 medarbetare
• Konsulten ska ha ledarskapserfarenhet från en komplex akademisk miljö, såsom högskola, universitet, myndighet eller annan offentlig verksamhet.
   

Kvalité

• Konsulten bör ha dokumenterad erfarenhet av att självständigt kunna hantera HR-frågor på chefsnivå.
• Konsulten bör ha dokumenterad erfarenhet av att leda administrativ verksamhet inom offentlig sektor.
• Konsulten bör ha dokumenterad erfarenhet av administrativ verksamhet som omfattas av statligt regelverk.
• Konsulten bör ha dokumenterad ledarskapserfarenhet från en komplex akademisk miljö, såsom högskola eller universitet.

Kontakt & Offerering

Samtliga frågar hänvisas till mail: mikaela.rizzo@levigo.se

Vid offerering ska kompetensmatris fyllas i och skickas in i word-format utöver CV (på svenska). 

(Kompetensmatrisen hittar ni för nedladdning efter att ni tryckt på visa offertformulär)

Observera att offerter som inte innehåller en fullständigt ifylld kompetensmatris i Word-format kommer att nekas och inte tas upp till utvärdering.

Svar önskas senast 2026-06-04

Annonsen kan komma att stängas tidigare.