Roll- och uppdragsbeskrivning 

Bakgrund

Arbetsmarknadsförvaltningen i Helsingborgs stad ska upphandla ett nytt verksamhetssystem för Ekonomiskt bistånd. Upphandlingen avser en modern standardprodukt där SaaS- eller molnbaserad leveransmodell kan vara aktuell, under förutsättning att lösningen uppfyller verksamhetens krav på informationssäkerhet, dataskydd, integrationer, tillgänglighet och långsiktig förvaltning.

Upphandlingen omfattar även relevanta e-tjänster, informationstjänster och integrationer. Upphandlingen ska genomföras enligt lagen om offentlig upphandling, LOU.

För att säkerställa ett strukturerat genomförande behöver förvaltningen anlita en konsult som projektleder och samordnar upphandlingsprojektet från förstudie och målbild till tilldelning, avtal och överlämning inför kommande införandeprojekt.

Uppdragets syfte

Syftet med uppdraget är att säkerställa att upphandlingsprojektet genomförs på ett strukturerat, effektivt och kvalitetssäkrat sätt.

Konsulten ska skapa framdrift, tydliga beslutsvägar och löpande förankring mellan verksamhet, IT, upphandling, juridik, informationssäkerhet, dataskydd, ekonomi och andra berörda funktioner.

Konsulten ska även säkerställa att upphandlingen utgår från verksamhetens behov, mål och förutsättningar samt att befintligt kravstöd från SKR används som grund där det är relevant.

Uppdragets omfattning

Upphandlingsprojektet bedöms pågå under cirka 7–9 månader. Uppdraget beräknas uppgå till cirka 500–800 timmar under upphandlingsfasen. Den exakta omfattningen kan variera beroende på upphandlingens komplexitet, omfattning av marknadsdialog, grad av anpassning av SKR:s kravstöd, antal leverantörer, behov av förhandling samt eventuell överprövning.

Konsulten ansvarar för projektledning, samordning, planering, framdrift, riskhantering, rapportering och överlämning inom ramen för upphandlingsprojektet.

Uppdraget förutsätter regelbunden närvaro i verksamheten i den utsträckning som krävs för att säkerställa effektiv samverkan och framdrift.

Den formella upphandlingsprocessen ska genomföras i nära samverkan med beställarens upphandlingsfunktion, som ansvarar för upphandlingsrättslig kvalitetssäkring och formalia enligt LOU.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Konsulten ska bland annat:

• Ta fram och förankra projektplan utifrån uppdragets första fas -förstudie inklusive tidplan, milstolpar och resursplanering

• Tydliggöra roller, ansvar och beslutsvägar i projektet

• Driver uppdraget till beslut, men projektägare/styrgrupp fattar beslut

• Planera och leda projektmöten, arbetsmöten, workshops och styrgruppsavstämningar

• Samordna arbetet med behovsanalys, målbild och effekthemtagning

• Samordna lokal validering och anpassning av SKR:s kravstöd

• Säkerställa att krav speglar organisationens behov, processer, ambitionsnivå och förutsättningar

• Planera och samordna marknadsdialog, leverantörsdialoger och demonstrationer

• Samordna framtagande och kvalitetssäkring av underlag till upphandlingsdokument

• Säkerställa löpande förankring med verksamhet, IT, upphandling, juridik, informationssäkerhet, dataskydd och ekonomi

• Identifiera, analysera och följa upp risker, beroenden och beslutspunkter

• Rapportera status, avvikelser, risker och beslutsbehov till uppdragsgivare eller styrgrupp

• Samordna arbetet inför utvärdering, tilldelning och avtal

• Förbereda och säkerställa överlämning till införandeprojekt.

Leveranser

Konsulten ska som minst leverera:

• Förstudie och projektplan inklusive tidplan, milstolpar och resursplanering

• Intressent- och kommunikationsplan

• Risk- och åtgärdslogg

• Beslutslogg

• Statusrapporter till uppdragsgivare eller styrgrupp

• Plan och struktur för kravarbete

• Dokumentation från workshops, marknadsdialoger och avstämningar

• Samordnade underlag till upphandlingsdokument

• Beslutsunderlag inför viktiga vägval, tilldelning och avtal

• Överlämningsdokumentation inför införandeprojekt

• Slutrapport med sammanfattning av genomfört arbete, kvarstående frågor och rekommendationer.

Ansvar och avgränsning

Konsulten ansvarar för att leda och samordna upphandlingsprojektet inom ramen för beslutad omfattning, tidplan och styrning.

Konsulten ansvarar inte ensam för den formella upphandlingsjuridiska processen. Denna hanteras i samverkan med beställarens upphandlingsfunktion och övriga berörda expertfunktioner.

Uppdraget omfattar inte projektledning av införandeprojektet efter avtalstecknande, om inte särskild överenskommelse träffas. Konsulten ska dock säkerställa att upphandlingsprojektet avslutas med en strukturerad överlämning till införandeprojekt eller mottagande förvaltningsorganisation.

Förväntat resultat

Efter avslutat uppdrag ska förvaltningen ha genomfört ett strukturerat och kvalitetssäkrat upphandlingsprojekt som resulterat i tilldelning och avtal för ett nytt verksamhetssystem för Ekonomiskt bistånd.

Projektet ska vara väldokumenterat och överlämnat på ett sådant sätt att införandeprojekt kan ta vid på ett effektivt och kontrollerat sätt.

Rapportering

Konsulten rapporterar till projektägare och styrgrupp enligt överenskommen rapporteringsstruktur.
 

Övrigt

I uppdraget ingår en option som möjliggör att konsultens uppdrag kan förlängas och därmed utökas till att även innefatta införandeprojektet, om det finns en ömsesidig vilja, med ett nytt avtal om villkoren.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Skall-krav

CV på svenska ska bifogas för konsulten för verifiering av krav och kompetensnivå.

• Dokumenterad erfarenhet av att leda komplexa projekt med flera intressenter.

• Erfarenhet av upphandlingsprojekt eller projekt med tydlig koppling till offentlig upphandling.

• Erfarenhet av kravarbete, behovsanalys och verksamhetsförankring.

• Erfarenhet av samordning mellan verksamhet, IT och andra expertfunktioner.

• Erfarenhet av rapportering till styrgrupp, projektägare eller motsvarande beslutsforum.

• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska.
 

Bör-krav

• Upphandling av verksamhetssystem eller digitala plattformar.

• Offentlig upphandling enligt LOU.

• SaaS- eller molnbaserade lösningar.

• Kommunal verksamhet.

• Socialtjänst eller ekonomiskt bistånd.

• Informationssäkerhet, dataskydd och integrationer i systemprojekt.

• Införandeprojekt eller förändringsledning kopplat till nya arbetssätt.

• Användning eller anpassning av nationella kravstöd, mallar eller referenskrav, exempelvis från SKR.

Referensuppdrag

Minst 2 referenser från liknande uppdrag med kort beskrivning av uppdragets omfattning och leveranser.

Konsulten som utför uppdraget ska ha varit delaktig i referensuppdragen och inte bara bolaget som lämnar anbudet.

Referenserna fyller ni i den bifogade kompetensmatrisen. (Kompetensmatrisen hittar ni för nedladdning efter att ni tryckt på visa offertformulär)

Personliga egenskaper och arbetssätt

För uppdraget är det meriterande om konsulten har ett strukturerat, kommunikativt och samverkansorienterat arbetssätt.

Konsulten bör ha god förmåga att skapa framdrift i komplexa projekt, leda tvärfunktionella arbetsgrupper och omsätta verksamhetsbehov till tydliga aktiviteter, beslutspunkter och upphandlingsunderlag.

Konsulten bör även ha god analytisk förmåga, vara pedagogisk i dialog med verksamheten samt kunna identifiera, värdera och kommunicera risker på ett tydligt sätt.

Kompetensnivå 2

Kunskap – hög kompetens inom aktuellt område/roll
Erfarenhet – arbetat 4-8 år inom aktuellt område/roll, är förebild för andra konsulter på lägre nivå
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp
Självständighet – kan arbeta självständigt

Svar önskas senast: 2026-07-06 kl 12:00

Observera: Varje leverantör får offerera högst en (1) kandidat för detta uppdrag.

Samtliga frågar hänvisas till helsingborg@levigo.se

Vid offerering ska kompetensmatris fyllas i och skickas in i word-format utöver CV (på svenska).

(Kompetensmatrisen hittar ni för nedladdning efter att ni tryckt på visa offertformulär)